INFORMATION TO CLIENTS ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA BY STUDIO SMARTAX AND LAW

PURSUANT TO THE 2016/679 EUROPEAN REGULATION GDPR

SUMMARY
The EU regulation for the protection of personal data n. 679/16 is aimed at ensuring that the processing of personal data is carried out in compliance with the rights of fundamental freedoms and the dignity of persons, with particular reference to privacy and personal identity.
The professional activity of Chartered Accountants is aimed at safeguarding the Clients’ interests. Before accepting an assignment it is necessary to perform controls, both on the client (incompatibility) and on the subject that must be among those dealt with by the professionals of the Studio. This makes it necessary to receive personal data. The Studio is not obliged to accept an assignment, but once engaged, various legal obligations must be observed. The Studio observes all the data protection standards of Clients, their rights and informs the following privacy policy.

1. Holder of the processing of personal data and co-ownership.

The data controller is Studio SMARTAX AND LAW, with registered office in Milan, via Caccialepori 7, 20148, VAT number 02092560990 in the person of Elena Umanità – e-mail: smartaxandlaw@gmail.it – tel: +39 3397435863.

In this document reference is made to the “Studio” both to indicate each holder and to indicate the joint holders.
2. Need for processing some categories of personal data

In order to provide tax, corporate and legal advice and assistance, it is necessary to receive the personal identification data of each Client and any counterparties.
The Studio has the duty to check the identity of the Clients before accepting an assignment and being able to do so.
The collection of personal data of Clients is necessary to rule out any incompatibilities (example: if the new Client is a counterpart of a client of the Studio or an accountant of the Studio the task can not be hired) and, in the cases provided by law, for the adequate verification of Clients according to the anti-money laundering law.

For the performance of their duties, the Studio receives personal data of Clients of various kinds, for example, for tax deductions, pension funds, mortgage interest first home, veterinary expenses, children’s daycare, marital status, leases with other individuals etc., also of a sensitive nature (e.g. medical expenses for tax deductions, disability for tax breaks, membership or donations to trade unions or revealing religious, philosophical, political or sexual orientation).
3. Purposes of the processing of personal data

A. The purpose of the processing of personal data of the Client is that of the correct and complete execution of the professional assignment received, in the field of tax advice, assistance, commercial, corporate and / or legal, including judicial (e.g. tax litigation, consulting part technique in civil and criminal cases, arbitrations, insolvency procedures, legal custody), as well as fulfilling pre-contractual obligations.
B. Once the assignment is accepted, the Client data is also processed to comply with legal obligations such as future incompatibility checks, the keeping of the register of Clients according to anti-money laundering legislation, the charging of skills and expenses related to the appointment, invoicing, accounting and tax obligations.

C. The data related to the cases treated is also used for the purpose of increasing the professional know-how and training of professionals, improving the organization of the Studio and its IT system, drafting articles in compliance with professional secrecy.
Other purposes are the transmission of offers of professional services additional to the assignment conferred, promotional communications and/or advertising material on products or services offered by the holder and detection of the degree of satisfaction on the quality of services. Sending newsletters. Invitation to seminars and events.

Sending by e-mail, mail and/or sms and/or telephone contacts and/or other information dissemination tools, commercial and/or promotional communications of third parties (for example, business partners).

4. Legal basis for the processing of personal data
The legal basis of the treatments consists of:
– execution of pre-contractual measures at the request of the interested party;
– contractual relationship between the data controller and the Client;
– fulfillment of legal obligations to which the holder is subject;
– safeguarding the client’s vital interests;
– legitimate interests of the owner, such as the safeguarding of their rights (eg credit recovery), improvement of the know-how of professionals and professional services of the Studio, training of practitioners, processing of Client data, drafting of articles, improvement of the organization of the Studio and its IT system, transmission of offers of additional services compared to the assignment, sending of newsletters, invitations to seminars and events organized by the Studio or to which Studio professionals join, provided that interests and rights do not prevail the Client according to a balancing assessment performed before each treatment and without prejudice to the Client’s right to object for certain treatments based on the legitimate interest of the owner;
– when processing the data for the purposes outlined above, the Studio may become aware of particular categories of personal data and process them to the extent necessary to fulfill the obligations and exercise the specific rights of the data subject provided for by law in the field of labor law. social security, social protection, or if necessary, to ascertain, exercise or defend a right, whether in court, administrative or extrajudicial;
– in a residual manner, consent may be required for certain treatments with marketing purposes or for the treatment of sensitive data not included in the previous paragraph.

5. Communication of personal data to third parties
The personal data of the Client are communicated by the data controller to the professionals of the Studio and its employees and collaborators, both for checks of possible incompatibilities, both for keeping the Client register and for internal collaboration aimed at the professional services to be carried out in the Client interest. All the professionals and collaborators of the Studio are bound by a duty of secrecy taken in writing and without time limits.
Given the professional secrecy, the data controller does not release information on the personal data of Clients to third parties, except in the following cases (i) that is expressly agreed with the Client, (ii) that in the engagement assumed is necessary to assert and defend the rights of the client, (iii) for the fulfillment of legal obligations, order of the judicial or administrative authority, or (iv) assignment to an intellectual lender, service provider or contractor of services carrying out activities on behalf of the data controller in the course of his professional activity (e.g. other accountants, auditors, lawyers, technical consultants, translators, IT service providers).
According to the order received, the Client’s personal data are also informed to the Tax Authority, Tax Commissions, Judicial Authorities, arbitrators, mediators, conciliators, Public Administrations, counterparties, counterparties, external collaborators, subjects operating in the tax sector, judiciary and, in general, to all those public and private subjects to whom communication is necessary for the correct fulfillment of the purposes indicated in point 3 letters A and B.
It is not the intention of the owner to transfer personal data to a third country or to an international organization, unless this is done at the express request and informed consent of the Client or otherwise in compliance with the provisions of Art. 43-49 GDPR.

6. Duration of data processing
Client personal data is retained for the duration of the assignment and for ten years after the file is archived, or even for a longer period, if this is required by the nature of the assignment (e.g. documents). The duration is required both by the ten-year limitation period for professional liability and by art. 2220 c.c. regarding accounting records.

7. Methods of data processing
The personal data of the Client are collected from the interested party (communicated by the client) and can also be obtained from other sources, both private and accessible to the public, for the purpose of the correct and complete execution of the professional assignment received by the owner.
Processing can be performed with or without the aid of electronic or automated tools, safeguarding data protection against intrusion, unauthorized access, alteration and loss of data.
The treatment is carried out by the Studio through the professionals and / or by the persons in charge of the treatment and / or by the external responsible of the treatment and / or its agents, in compliance with the regulations in force.
The data are stored in servers located in Lombardy and in any case within the European Union. The paper archives are located in Lombardy in locked rooms.
The Data Controller has taken the necessary technical and organizational data protection measures to guarantee confidentiality, integrity and availability of personal data and in particular to prevent unauthorized access, alteration, dissemination, loss or destruction.

8. Client rights
Use: the Client has the right to obtain complete information from the holder on how his personal data are used and to whom they are communicated.
Access: the Client has the right to obtain free information from the data controller regarding any processing of personal data concerning him / her.
Correction and integration: at the Client’s request, any personal data that is incorrect or no longer current and integrated with correct and updated data will be immediately corrected.
Limitation: at the client’s request the holder will limit the treatment consisting in the blocking of the treatments for the period necessary for the checks requested by the client.
Portability: at the request of the Client, for example in the case of assignment conferred by the Client to another Studio or accountant, the Data Controller must deliver the personal data available on a commonly used electronic format to allow it to be migrated to other media.
Cancellation: requests for data cancellation by the Client will be considered within the permitted limits (for example by deleting unnecessary data or at the end of the retention period), taking into account the legal obligations related to data retention.
The Client has the right to object to treatments that are not strictly necessary for the performance of the assignment, the sending of offers, newsletters and invitations to seminars and events.
In any case, any request received by the Data Controller will be taken into consideration upon verification of the identity of the entitled person.
9. Exercise of Client rights and Complaints
The Client can exercise his rights at any time by contacting the owner without formalities or payment of any additional cost.
Requests will be satisfied as soon as possible and in any case within one month, subject to objective difficulties regarding which written notification will be sent within the aforementioned deadline.
In case of dissatisfaction with the methods of treatment and complaints, the Client can write to the owner by addressing the e-mail to smartaxandlaw@gmail.com without prejudice to his right to contact the Authority responsible for the protection of personal data www.garanteprivacy.it or to authority of the different European country in which he lives or works.
If he is no longer interested in informative communications of STUDIO SMARTAX AND LAW and would like to delete his registration with the service, he will be able to reply to any e-mail sent concerning informative communications or by sending an e-mail to the address: smartaxandlaw@gmail.com.
10. Other information on data processing
The Client, who in turn is the owner of the processing of personal data of its employees, Clients, suppliers or other interested parties and communicates or allows access to the Studio must have informed the interested parties about this possibility.
Accountants do not transmit the information to counterparties and third parties involved in their professional role, as they are bound by professional secrecy.
Each holder and the co-owners have adopted a common privacy policy of the Studio.
The privacy policy of the Studio may undergo changes in the future. The new editions of the information will show the date of their dissemination or publication.
For any further information and clarification, the Client can contact the person in charge of contacts.
Milan, 2 May 2022

INFORMATIVA AI CLIENTI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DELLO  STUDIO SMARTAX AND LAW
AI SENSI DEL REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 GDPR

SOMMARIO
Il regolamento UE per la protezione dei dati personali n. 679/16 ha la finalità di garantire che il trattamento dei suoi dati personali si svolga nel rispetto dei diritti delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.
L’attività professionale dei commercialisti è finalizzata a salvaguardare gli interessi dei clienti. Prima di accettare un incarico è necessario fare delle verifiche, sia sul cliente (incompatibilità) sia sulla materia che deve essere tra quelle trattate dai professionisti dello Studio. Ciò rende necessaria la ricezione di dati personali. Lo Studio non ha l’obbligo di accettare un incarico, ma una volta assunto vanno osservati diversi obblighi di legge.
Lo Studio osserva tutte le norme di protezione dei dati dei clienti, dei loro diritti e comunica la seguente informativa privacy.

1. Titolare del trattamento dei dati personali e contitolarità.
Titolare del trattamento è lo Studio SMARTAX AND LAW con sede legale in Milano, via Caccialpeori 7 , 20148, codice fiscale e P.IVA 02092560990 nella persona di Elena Umanità. – e-mail: smartaxandlaw@gmail.com – tel: +39 3397435863
Nel presente documento si fa riferimento allo “Studio” sia per indicare ciascun titolare che per indicare i contitolari.

2. Necessità del trattamento di alcune categorie di dati personali
Per poter fornire consulenza e assistenza fiscale, tributaria, societaria e legale è necessario ricevere i dati personali identificativi di ciascun cliente e di eventuali controparti.
Lo Studio ha il dovere di controllare l’identità dei clienti prima di accettare un incarico e poterlo svolgere.
La raccolta dei dati personali dei clienti è necessaria per escludere eventuali incompatibilità (esempio: se il nuovo cliente è controparte di un cliente dello Studio o di un commercialista dello Studio l’incarico non può essere assunto) e, nei casi previsti dalla legge, per l’adeguata verifica della clientela secondo la legge antiriciclaggio.
Per lo svolgimento dei propri incarichi lo Studio riceve dati personali dei clienti di vario genere, ad esempio, per le detrazioni fiscali, fondi pensione, interessi mutuo prima casa, spese veterinarie, asilo nido dei figli, stato civile, contratti di locazione con altri privati ecc., anche di natura sensibile (ad es. spese mediche per detrazioni fiscali, disabilità per agevolazioni fiscali, adesione o elargizioni ad associazioni sindacali o che rivelino convinzioni religiose, filosofiche, politiche o sull’orientamento sessuale).

3. Finalità del trattamento dei dati personali
A. La finalità del trattamento dei dati personali del cliente è quella della corretta e completa esecuzione dell’incarico professionale ricevuto, in ambito di consulenza e assistenza fiscale, commerciale, societaria e/o legale, anche giudiziale (ad es. contenzioso tributario, consulenza tecnica di parte in cause civili e penali, arbitrati, procedure concorsuali, custodia giudiziaria), nonché adempiere agli obblighi precontrattuali. 
B. Una volta accettato l’incarico, i dati dei clienti vengono trattati anche per adempiere ad obblighi di legge come i futuri controlli di incompatibilità, la tenuta del registro della clientela secondo la normativa antiriciclaggio, l’addebito delle competenze e delle spese inerenti l’incarico, la fatturazione, la tenuta della contabilità e gli adempimenti fiscali.
C. I dati relativi ai casi trattati sono utilizzati anche a fini di incremento del know-how professionale e formazione dei professionisti, miglioramento dell’organizzazione dello Studio e del suo sistema informatico, redazione di articoli nel rispetto del segreto professionale.
Altre finalità sono la trasmissione di offerte di prestazioni professionali aggiuntive rispetto all’incarico conferito, comunicazioni promozionali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi. Invio di newsletter. Invito a seminari ed eventi.
Invio via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici e/o altri strumenti di diffusione di informazioni, di comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner).

4. Base giuridica del trattamento dei dati personali
La base giuridica dei trattamenti è costituita da:
– esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato;
– rapporto contrattuale tra il titolare del trattamento e il cliente;
– adempimento di obblighi legali cui è sottoposto il titolare;
– salvaguardia di interessi vitali del cliente;
– interessi legittimi del titolare, quali la salvaguardia dei propri diritti (ad es. recupero dei crediti), miglioramento del know-how dei professionisti e delle prestazioni professionali dello Studio, formazione dei praticanti, trattamento dati degli addetti dei clienti, redazione di articoli, miglioramento dell’organizzazione dello Studio e del suo sistema informatico, trasmissione di offerte di prestazioni aggiuntive rispetto all’incarico, invio di newsletter, inviti a seminari ed eventi organizzati dallo Studio o al quale aderiscono professionisti dello Studio, purché non prevalgano gli interessi e i diritti del cliente secondo una valutazione di bilanciamento eseguita prima di ogni trattamento e fermo restando il diritto di opposizione del cliente per determinati trattamenti basati sull’interesse legittimo del Titolare;
– in occasione del trattamento dei dati per le finalità sopra illustrate lo Studio potrà venire a conoscenza di categorie particolari di dati personali e trattarli nella misura necessaria per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici dell’interessato previsti dalla legge in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale, protezione sociale, oppure se necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto, che sia in sede giudiziale, amministrativa o stragiudiziale;
– in via residuale può essere richiesto il consenso per determinati trattamenti con finalità marketing o per l’eventuale trattamento di dati sensibili non rientranti nel paragrafo precedente.

5. Comunicazione di dati personali a terzi
I dati personali del cliente vengono comunicati dal titolare del trattamento ai professionisti dello Studio e suoi dipendenti e collaboratori, sia per i controlli di eventuali incompatibilità, sia per la tenuta del registro della clientela che per la collaborazione interna finalizzata alle prestazioni professionali da svolgere nell’interesse del cliente. Tutti i professionisti e collaboratori dello Studio sono vincolati da obbligo di segretezza assunto in forma scritta e senza limiti di tempo.
Stante il segreto professionale, il titolare del trattamento non rilascia informazioni sui dati personali dei clienti a terzi estranei, se non nei seguenti casi (i) che sia concordato espressamente con il cliente, (ii) che nell’ambito dell’incarico assunto sia necessario per far valere e difendere i diritti del cliente, (iii) per l’adempimento a obblighi di legge, ordine dell’Autorità giudiziaria o amministrativa, o (iv) incarico a prestatore d’opera intellettuale, prestatore d’opera o appaltatore di servizi che eseguano attività per conto del titolare del trattamento nell’ambito della sua attività professionale (ad es. altri commercialisti, revisori, avvocati, consulenti tecnici, traduttori, fornitori di servizi informatici).
Secondo l’incarico ricevuto, i dati personali del cliente vengono inoltre comunicati all’Agenzia delle Entrate, alle Commissioni tributarie, Autorità Giudiziaria, arbitri, mediatori, conciliatori, pubbliche amministrazioni, controparti, patrocinatori di controparti, collaboratori esterni, soggetti operanti nel settore tributario, giudiziario e, in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità indicate nel punto 3 lettere A e B.
Non è intenzione del titolare trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, salvo che ciò avvenga su espressa richiesta e consenso informato del cliente o comunque nel rispetto degli Art. 43-49 GDPR.

6. Durata del trattamento dei dati
I dati personali dei clienti vengono conservati per tutta la durata dell’incarico e per dieci anni dopo l’archiviazione della pratica, o anche per un periodo più lungo, se ciò è richiesto dalla natura dell’incarico (ad es. il deposito fiduciario di documenti).
La durata è richiesta sia dal termine di prescrizione decennale per la responsabilità professionale, sia dall’art. 2220 c.c. per quanto riguarda le scritture contabili.

7. Modalità del trattamento dei dati
I dati personali del cliente sono raccolti presso l’interessato (comunicati dal cliente) e possono anche essere ottenuti da altre fonti, sia private sia accessibili al pubblico, per la finalità della corretta e completa esecuzione dell’incarico professionale ricevuto dal titolare.
Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, salvaguardando la protezione dei dati da intrusioni, accessi non autorizzati, alterazione e perdita dei dati.
Il trattamento è svolto dallo Studio tramite i professionisti e/o dagli incaricati del trattamento e/o dal responsabile esterno del trattamento e/o suoi incaricati, nel rispetto della normativa vigente.
I dati sono conservati in server situati in Lombardia e comunque all’interno dell’Unione Europea. Gli archivi cartacei sono situati in Lombardia in locali chiusi a chiave.
Il Titolare ha adottato le necessarie misure tecniche e organizzative di protezione dei dati per garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali ed in particolare per impedire accessi non autorizzati, alterazione, diffusione, perdita, distruzione.

8. Diritti del cliente
Utilizzo: il cliente ha il diritto di ottenere informazioni complete dal titolare su come vengono utilizzati i suoi dati personali e a chi vengono comunicati.
Accesso: il cliente ha il diritto di ottenere gratuitamente informazioni dal titolare del trattamento riguardo ad ogni trattamento di dati personali che lo riguardi.
Correzione e integrazione: su richiesta del cliente saranno immediatamente corretti eventuali dati personali errati oppure non più attuali ed integrati con dati corretti e aggiornati.
Limitazione: su richiesta del cliente il titolare provvederà alla limitazione del trattamento consistente nel blocco dei trattamenti per il periodo necessario agli accertamenti richiesti dal cliente.
Portabilità: su richiesta del cliente, ad esempio in caso di incarico conferito dal cliente ad altro studio o commercialista, il Titolare dovrà consegnare i dati personali disponibili su formato elettronico di uso comune onde consentirne la migrazione su altri supporti.
Cancellazione: le richieste di cancellazione di dati da parte del cliente saranno considerate nei limiti del consentito (per es. cancellando dati non necessari o alla scadenza del periodo di conservazione), tenendo conto degli obblighi di legge relativi alla conservazione dei dati.
Il cliente ha il diritto di opporsi a trattamenti che non siano strettamente necessari allo svolgimento dell’incarico, all’invio di offerte, newsletter e inviti a seminari ed eventi.
In ogni caso qualsiasi richiesta pervenuta al Titolare sarà presa in considerazione previa verifica dell’identità dell’avente diritto.

9. Esercizio dei diritti del cliente e Reclami
Il cliente può esercitare i propri diritti in qualsiasi momento rivolgendosi al titolare senza formalità né pagamento di alcun costo aggiuntivo.
Le richieste saranno soddisfatte nel più breve tempo possibile e comunque entro un mese, salvo oggettive difficoltà riguardo alle quali sarà data comunicazione scritta entro il suddetto termine.
In caso di insoddisfazione sulle modalità di trattamento e reclami il cliente potrà scrivere al titolare indirizzando la a smartaxandlaw@gmail.com fermo restando il suo diritto a rivolgersi all’Autorità preposta in materia di protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it o all’autorità del diverso paese europeo in cui abita o lavora.
Qualora non fosse più interessato alle comunicazioni informative di STUDIO SMARTAX ADN LAW e volesse cancellare la sua iscrizione al servizio, potrà rispondendo a qualunque e-mail inviata avente ad oggetto comunicazioni informative od inviando una e-mail all’indirizzo: smartaxandlaw@gmail.com.

10. Altre informazioni sul trattamento dei dati

Il cliente che a sua volta è un titolare del trattamento di dati personali di propri dipendenti, clienti, fornitori o altri interessati e li comunica o ne consente l’accesso allo Studio deve avere informato gli interessati riguardo a tale eventualità.

I commercialisti non trasmettono l’informativa a controparti e terzi coinvolti nell’incarico professionale assunto, in quanto vincolati al segreto professionale.

Ciascun titolare e i contitolari hanno adottato una privacy policy comune dello Studio.

La privacy policy dello Studio potrà subire modifiche in futuro. Le nuove edizioni dell’informativa porteranno in calce la data della loro diffusione o pubblicazione.

Per qualsiasi ulteriore informazione e chiarimento il cliente potrà rivolgersi al titolare delegato ai contatti.